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Verfahrensdokumentation – Was Sie als Unternehmer wissen sollten

Es gibt bei Betriebsprüfungen immer wieder Streit mit dem Finanzamt, ob ein Unternehmer gesetzlich dazu verpflichtet ist, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Antwort ist ganz einfach. Es gibt kein Gesetz, das den Unternehmer dazu verpflichtet aber eine Verwaltungsanweisung für die Finanzbehörden, die Betriebsprüfer bei der Prüfung der Buchhaltung beachten und anwenden müssen: die sogenannten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, auch „GoBD“ genannt. Und in diesen GoBD wird eine Verfahrensdokumentation als Soll-Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung vom Unternehmer gefordert, wenn seine Buchhaltung auch elektronische Belege oder Aufzeichnungen enthält.

Was jeder Unternehmer daher wissen sollte:

Im Rahmen einer Betriebsprüfung haben die Betriebsprüfer seit 1.1.2015 das Recht vom Unternehmer zu fordern, dass dieser die betriebliche Verfahrensdokumentation zu den elektronischen Belegen vorlegt. Kann der Unternehmer die Verfahrensdokumentation nicht vorlegen, weil keine erstellt worden ist, kommt es auf den weiteren Prüfungsverlauf an. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der elektronischen Belege nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Andernfalls wird jedoch der Betriebsprüfer bei fehlender Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel feststellen. Stellt der Betriebsprüfer im Prüfungsverlauf dann noch weitere materielle Mängel fest, z. B. dass Einnahmen bzw. Ausgaben nicht gebucht sind (egal ob es sich dabei um wesentliche Beträge handelt oder nicht) oder die Aufzeichnungen über die Bareinnahmen irgendwelche Fehler enthalten, wird eine fehlende Verfahrensdokumentation zum Problem, das existenzbedrohenden Umfang erreichen kann. Der Grund dafür ist, dass der Betriebsprüfer die Buchhaltung immer dann nicht anerkennen kann, wenn sowohl formelle als auch materielle Fehler vorhanden sind. In einem solchen Fall wird der Unternehmer vom Finanzamt so beurteilt, als hätte er keine Buchhaltung erstellt. Diese fiktive Annahme berechtigt anschließend das Finanzamt dazu, den Gewinn zu schätzen. Gewinnschätzungen führen regelmäßig zu existenzbedrohenden Steuerzahlungen, die man unter allen Umständen vermeiden sollte.

Fazit: Gut beraten ist der Unternehmer, der eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation hat. Eine Muster-Verfahrensdokumentation sowie eine Sonderausgabe für Unternehmer mit weiteren Informationen zur Verfahrensdokumentation finden Sie auf den Internetseiten des IWW-Instituts.